Todo Lo Que Necesita Saber Sobre ERP

07/10/2020
Existe mucha confusión en torno a los sistemas ERP, sobre todo porque es un concepto que abarca muchas cosas. En este artículo presentamos una explicación sencilla y práctica para entender todo lo relacionado al ERP.

  1. Significado del ERP
  2. Características de un ERP
  3. ¿Para qué sirve un ERP?
  4. Beneficios de un ERP
  5. Señales de que necesita un ERP
  6. Cómo elegir un sistema ERP
  7. Software ERP vs Software Contable
  8. Por qué las PYMES necesitan un ERP

Significado del ERP

El significado de las siglas ERP es “sistemas de planificación de recursos empresariales” (ERP, por sus siglas en inglés, Enterprise Resource Planning). Esto, al parecer, es un término muy sofisticado y rebuscado que no dice mucho de por sí.

Otra forma de verlo es como un software de gestión empresarial. Esto ya brinda algunas pistas de su significado. Es un software, es decir hace referencia principalmente a procesos lógicos para mostrar, procesar y almacenar información. Se enfoca en la gestión empresarial, es decir, en los procesos de negocio. Por extensión, se puede decir que un ERP es un sistema que integra todas las áreas y procesos del negocio de forma consistente para facilitar la gestión de la empresa.

Características de un ERP

Las características que distinguen a un ERP de cualquier otro software empresarial son que deben ser modulares, flexibles y consistentes:

Modular

Un ERP por lo general está dividido en varios módulos y cada uno hace referencia a una área o proceso de negocio. Los módulos más comunes son: recursos humanos, inventario, contabilidad, producción, compras, ventas y distribución. Esta división en módulos permite que cualquier empresa, ya sea pequeña, mediana o grande pueda implementar solo los módulos que necesita.

Flexible

Un sistema ERP debe ser flexible, es decir, debe ajustarse a las necesidades específicas de la empresa. Cada empresa es única, cada una tiene particularidades en la forma de hacer las cosas que las distinguen de las demás, incluso siendo del mismo rubro. Por eso, no es conveniente que un sistema informático sea rígido en su funcionamiento. Un ERP no debe imponer que sus usuarios se ajusten al software sino que debe poder ajustarse a las necesidades reales de la empresa.

Consistente

Al integrar varios módulos en una base de datos central los componentes del ERP interactúan entre sí consolidando las operaciones de modo que cada área de la empresa pueda contar con información de las demás áreas y que los cambios se reflejen en tiempo real. Esto elimina los silos de información y complejas conexiones entre sistemas distintos, de modo a tener una fuente única para responder a preguntas críticas de negocio.

¿Para qué sirve un ERP?

Un ERP sirve principalmente para facilitar la gestión de la información en toda la empresa. Esto se traduce en la mejora de la capacidad de gestión y colaboración entre los empleados y los departamentos de la empresa y así aumentar su productividad. Un buen sistema ERP ayuda a evitar los re-trabajos, ahorra costos y tiempos, y agiliza el proceso de tomas de decisiones.

Beneficios de un ERP

Un sistema de gestión ERP puede parecer complejo e intimidante al principio, pero cuando entienda los beneficios de aplicarlo en su empresa, comprenderá que no puede crecer sin uno.

1. Una plataforma para todo

Un sistema ERP integra todas las áreas de su empresa: ventas, recursos humanos, inventario, contabilidad, manufactura y más. Brinda consistencia y orden en un solo lugar, coherencia en los flujos de trabajo, comunicación y colaboración en todos los niveles.

2. Mayor productividad

Eliminar las cargas de datos manuales y redundantes, reducir errores, mejorar la calidad de la información y aumentar la automatización de los procesos. Todo esto puede lograrlo con un sistema ERP.

3. Mejores datos para mejores decisiones

Un sistema ERP brinda transparencia y visibilidad de toda la empresa. Las personas indicadas pueden tener acceso a cada proceso para monitorear las actividades y conocer el estado de la empresa en tiempo real. Las funciones de Inteligencia de Negocios como reportes, tableros de control y visualizaciones, ayudan a tomar decisiones más informadas en menos tiempo.

4. Mayor control y trazabilidad

Al tener una plataforma integrada, todos las interacciones con el ERP quedan registradas de tal modo que permite realizar un seguimiento detallado de los cambios y una auditoría exhaustiva. No importa cuántos usuarios utilizan el sistema, cada operación que realizan será registrada para tener trazabilidad y facilitar el control en todas las operaciones.

5. Procesos estandarizados

Por lo general, todos los módulos de un sistema ERP de calidad están desarrollados de acuerdo a las mejores prácticas internacionales y procesos de negocios bien probados que facilitan el buen desempeño de las actividades e incluso el cumplimiento de las regulaciones y normas.

Señales de que necesita un ERP

¿Cuándo es un buen momento para adquirir un ERP? Aquí presentamos algunas señales infalibles que indican que su empresa necesita un sistema ERP.

1. Su crecimiento empresarial lo llevó a la desorganización

Al principio es frecuente ir desarrollando y darle forma a la empresa “al vuelo”, es decir, a medida que van surgiendo la necesidades.

La administración de la empresa de manera artesanal puede funcionar bien al principio pero resulta poco escalable y no es sostenible cuando la empresa alcanza un tamaño considerable.

No hace falta llevar a ser una gran corporación para llegar a ello, pues con los primeros signos de desorganización, falta de colaboración, o errores que se hacen cada vez más frecuentes, se puede llevar saber que la empresa necesita reorganizarse.

Las anotaciones en cuadernos o los recordatorios de agenda ya no son manejables y administrar la empresa se vuelve cada vez una tarea más compleja.

La contabilidad, la administración de recursos humanos, las ventas, la gestión de cadena de suministro y otros procesos se ven colapsados porque hay una fuerte desintegración de la información.

Tomar decisiones se hace cada vez más difícil porque la información está dispersa o están en sistemas dispares y desconectados entre sí. La necesidad de un sistema integrado de gestión ERP se hace evidente y es el elemento faltante para que su empresa pueda alcanzar ese crecimiento potencial.

2. Las planillas Excel ya no resultan suficientes

La mayoría de las empresas no solo usan Excel, sino que lo abusan. Parece buena idea empezar a gestionar las operaciones contables y financieras con hojas de cálculo, pero es muy frecuente ver ćomo se sale de control.

Excel tiene sus límites y es muy fácil crear un caos. Si actualmente lo está usando sin muchos inconvenientes, le aseguro que tarde o temprano será un dolor de cabeza.

Otro error frecuente es que se tiene sistemas distintos para diversos procesos. Un sistema para la contabilidad, otro para la administración de recursos humanos, otro para el control de stock. Ciertamente esto puede ser mejor que administrar la empresa con Excel, sin embargo, integrar la información es una tarea sumamente difícil. Por eso, lo más recomendado es un utilizar un único sistema para todo.

3. No tienes fácil acceso a los datos sobre tu negocio

Tener información precisa en tiempo informa es clave para tomar decisiones estratégicas. No tenerla puede representar pérdida de oportunidades de negocio y de crecimiento de la empresa.

Al momento de tener que tomar una decisión de negocio importante, si no tiene un sistema de gestión integral, necesita combinar información de distintas fuentes para recolectar los datos y tener informes generales.

Seguramente ya has constatado que esta es una tarea que consume mucho tiempo y esfuerzo, que puede tomar horas o incluso días.

Lo que se necesita es una forma ágil de acceder a la información en cualquier momento. Tener informes del estado financiero en tiempo real, estado de inventario, tableros de control para ver en un vistazo el estado general de la empresa.

Esto es básicamente Inteligencia de Negocios y se logra fácilmente con un ERP.

4. La gestión contable y financiera de tu empresa es ineficiente

Uno de los signos más claros de que tu empresa necesita un ERP tiene su origen en el área contable. Si las personas crean facturas, órdenes de venta, seguimiento de saldos pendientes, todo en papel o en diferentes sistemas de contabilidad o facturación, debe considerar seriamente cuánto tiempo está perdiendo en tareas donde un ERP puede gestionarlo fácilmente.

Asimismo, sin una fuente general de datos actualizados, el área financiera es incapaz de detectar ineficiencias o de planificar correctamente los recursos.

5. Tu nivel de servicio a clientes ha disminuido

A medida que las ventas y clientes van aumentando, se hace cada vez más difícil manejar el inventario y tener una buena calidad de servicio a los clientes.

Cuando el departamento de ventas no cuenta con información real y actualizada del almacén, se puede generar muchas inconsistencias de ofrecer productos que no se tiene en stock, se presupuesta un precio erróneo o simplemente se dejan de ofrecer productos.

Esto no solo tiene un impacto negativo internamente, sino que al final causa una mala sensación al cliente y por lo tanto una igualmente mala reputación para la compañía.

Si desea asegurarse de cumplir con las expectativas de sus clientes tendrá que depender en gran parte de una buena gestión de la cadena de suministros (SCM), de tener un buen control de stock que incluso el departamento de venta pueda conocer.

Un sistema de gestión ERP lo ayuda con estos procesos de negocio, está diseñado para eso (y más).

Cómo elegir un sistema ERP: Factores a Tener en Cuenta

Las muchas opciones de ERP disponibles en el mercado llevan a uno/a a preguntarse: “¿Cuál sistema ERP elegir?”. La elección de una solución integral ERP puede ser compleja y delicada, así que hay que tener buenos criterios para encontrar la solución ideal para su negocio. Aquí analizamos qué factores tener en cuenta para elegir un ERP.

Empecemos por esos factores menos obvios pero que muchas veces se minimiza su importancia.

1. Sistema Web en la Nube (o local)

Que sea un sistema web trae la gran ventaja que es compatible con cualquier dispositivo, ya sea una computadora, tablet o smartphone, solo necesita un navegador web (ej Firefox, Chrome).

Más aún, si es “responsivo” o adaptable a diferentes tamaños de pantallas, puede ser utilizado sin muchos problemas desde dispositivos móviles.

El hecho que sea un sistema ERP en la nube (cloud ERP) trae muchas ventajas, sobretodo que no implica una gran inversión en infraestructura informática ya que esta infraestructura puede ser alquilada a costo muy bajos en la nube.

Es cierto que al perderse la conexión a internet, el sistema deja de estar operativo. Sin embargo, hay muchas formas de paliar esta limitación. Una forma es instalar el sistema en la infraestructura local de la empresa. Otra opción es una solución intermedia: instalar en la nube y a la vez en la infraestructura local (lo que se conoce como instalación híbrida), lo cual combina lo mejor de los dos mundos.

2. Debe ser un sistema personalizable

Los sistemas “enlatados” por lo general tienen un bajo costo pero así también son muy limitados. El hecho que un sistema de no se pueda ajustar a las necesidades específicas de la empresa lo condena a un rendimiento pobre.

Un buen sistema ERP es único para cada empresa, porque cada empresa es única. Lo ideal es un sistema ERP a medida. Debe contar al menos con funciones para ocultar/mostrar campos en formularios, personalizar formatos de impresión (por ejemplo, agregar el logo de la empresa en la factura), configurar permisos y roles, crear reportes con los campos necesarios, etc.

Para realizar los ajustes a las necesidades específicas de la empresa, se tienen dos opciones. Una es aplicar los ajustes antes de poner en producción el sistema, es decir, antes de instalar el sistema y de que los usuarios lo utilicen. Otra opción es poner en producción el sistema tal cual es y luego ir haciendo los ajustes a medida que se presenta la necesidad. Para esto, la empresa proveedora debe contar con este servicio.

3. ERP Software Libre

Que un sistema sea Software libre (open source, código abierto) significa da la libertad a las personas de ver, modificar y utilizar el software sin muchas restricciones. Esto también implica que no requiere pagos de licencia a ningún proveedor.

Esto tiene la gran ventaja de que la empresa no se queda obligado a trabajar con un proveedor específico, sino que tiene la opción de que otras empresas de desarrollo y mantenimiento de software puedan hacerse cargo del sistema. Incluso, en caso que la empresa posea un equipo informático, éste mismo puede encargarse de mantener el sistema.

4. Buen servicio de implementación y soporte

Implementar un sistema ERP es una tarea compleja. Implica no solo instalar el sistema en lo servidores, sino que sobretodo capacitar y acompañar a los usuarios en el uso y adopción.

Las personas son claves en el éxito (o fracaso) de una implementación ERP. Las personas pueden tener ciertas habilidades, resistencias, costumbres y miedos que son necesarios trabajar para que se sientan cómodas al usar el sistema y puedan aprovechar todas sus ventajas.

Para cualquier sistema y cualquier entorno, siempre se van a necesitar de un servicio de soporte y asistencia técnica. Para solucionar problemas críticos, para enseñar el funcionamiento, para realizar configuraciones avanzadas o simplemente para asegurar al usuario que está realizando bien sus operaciones. Esto no puede faltar.

5. Precio flexible

Los grandes sistemas que implican una gran inversión inicial no son las únicas opciones ni las mejores. Hoy día puedes tener un sistema ERP completo con una baja inversión inicial e ir añadiendo mejoras a la medida de tus posibilidades.

Hay sistemas que cobran por módulos y/o usuarios. Puedes empezar, por ejemplo, con los módulos de contabilidad, compras y ventas para luego ir añadiendo el control de stock o manufactura (dependiendo del rubro de tu empresa).

Software ERP vs Software Contable

Mucha gente piensa que un ERP es lo mismo que un software contable. Si bien tienen ciertas similitudes, sus diferencias son cuantiosas. En este artículo aclararemos estos términos difusos para hacer que las diferencias sean palpables.

Principales diferencias entre ERP y un software contable

Un software contable tiene la función de gestionar las tareas contables de una empresa. Entre sus funciones se pueden nombrar: gestión de libros contables, cuentas, comprobantes, obligaciones, informes, etc. Se puede decir que la contabilidad es el corazón del conocimiento de una empresa y por lo tanto un software contable es vital para que toda la organización opere sanamente.

Sin embargo, un software ERP va más allá. Incluye todas las funciones que tiene un software contable y adiciona varios módulos para gestionar todos los demás procesos y operaciones de una empresa. Un software ERP puede gestionar recursos humanos, activos fijos, procesos de manufactura, inventario, almacenes, proyectos y, obviamente, la contabilidad. Es una visión más completa que integra todas las áreas de la empresa.

En síntesis, un software ERP es un software contable y más que eso.

“Entonces, ¿qué software necesito?”

Claramente, un software contable es de suma utilidad para una empresa. La contabilidad manual (en libros físicos) es un proceso mucho más lento y propenso a errores que un software de contabilidad que se encarga de agilizar todo el proceso e incluso automatizar ciertas operaciones. Con un software los datos son más precisos, coherentes y están constantemente disponibles de modo que es posible conocer el estado financiero de la empresa en cualquier momento.

Sin embargo, no todas las empresas tienen a la contabilidad como un proceso imprescindible. Muchas empresas, especialmente las pequeñas, enfocan sus operaciones en otras áreas. Por ejemplo, una empresa de distribución centra sus operaciones en el inventario, las compras y proveedores, las ventas y las entregas. En este caso, un programa de contabilidad no es imprescindible, sino que lo fundamental es gestionar ágilmente estas operaciones principales.

Un sistema ERP permite manejar todas las operaciones centrales de la empresa. Incluso, con su diseño modular, es posible implementar primeramente los módulos centrales (como la gestión de inventario, compras y ventas, etc) y luego, cuando el uso del sistema ERP esté bien consolidado, implementar los otros módulos más complementarios (como la contabilidad, gestión de recursos humanos, etc).

Es decir, un software contable puede no ser lo que necesita. Si no es un estudio contable, cuya operación central es la contabilidad, un sistema de contabilidad no es suficiente. Un sistema ERP va más allá de la contabilidad integrando otras áreas, e incluso le permite empezar por los módulos que gestionan sus operaciones más centrales.

“Uso un software contable, ¿puedo cambiar a un ERP?”

En caso que utilice un software contable, puede hacer la migración a un sistema ERP. Las funcionalidades de un software contable ya están cubiertas por un ERP, de modo que no debe preocuparse de si podrá hacer las mismas operaciones que ya venía haciendo.

Existen varias estrategias para migrar los datos desde un software contable a un ERP. Contacte con nosotros para ayudarle a definir qué estrategia se adecua mejor a sus necesidades.

Por qué las PYMES necesitan un ERP

La creencia popular es que los sistemas ERP son solo para grandes empresas, que las pequeñas y medianas no necesitan una solución así. Esta creencia no tiene fundamento en absoluto, aquí veremos por qué.

Los mitos en torno a los sistemas ERP

Si tienes una pequeña o mediana empresa seguramente has pensado que un sistema de gestión ERP va más allá de tus posibilidades y necesidades.

Aquí veremos que este prejuicio (de que los sistemas ERP son solo para grandes empresas) se sostiene de varios otros prejuicios.

1. “Los sistemas ERP son muy caros”

Tradicionalmente los sistemas ERP son vistos como sistemas muy complejos que requieren una gran inversión para implementarlos.

Esto pudo haber sido cierto hace algunas décadas donde los principales proveedores eran grandes compañías que sí requerían altos costos. Estos sistemas, como SAP, pueden costar mínimamente USD 35.000.

Sin embargo, esto está cambiando desde hace algunos años. En el mercado ya están establecidos otras soluciones más accesibles, como los sistemas ERP en la nube que reducen los costos considerablemente.

También están las opciones libres (open source, software libre) que no requieren pagos de licencia a ningún proveedor y dan la posibilidad a las empresas de ajustar el sistema a sus necesidades específicas.

2. “Los ERP son difíciles de usar”

Los sistemas ERP son vistos como sistemas difíciles de usar que requieren mucho tiempo de aprendizaje.

Los sistemas ERP tradicionales son tan amplios que gran parte de las funcionalidades no son utilizadas, lo cual dificulta su uso.

¿Cuántas veces has utilizado sistemas que tienen tantas funciones que no sabes para qué sirven la mayoría de ellas?

Mucho mejor sería manejar sistemas más sencillos que tenga a mano todas las funciones cotidianas y sea fácil de encontrar las menos usuales.

Un sistema de gestión ERP moderno está enfocado en el usuario. No se afana en incluir todas las funcionalidades posibles para todo tipo de negocio, sino que busca ser sencillo y a la vez completo, siendo flexible para ajustar las funcionalidades a solo aquellas que son necesarias y útiles.

Una interfaz amigable y elegante, que se ajuste a diferentes tamaños de pantalla, que no abrume con tantas opciones, con una buena combinación de colores y buena navegabilidad.

Esas son las características que el usuario busca. Cuanto más fácil sea de usar el sistema, el usuario se siente más satisfecho y a gusto, aumentando su productividad y disminuyendo su tasa de errores.

En síntesis, cuanto más moderno el sistema, más fácil de usar.

3. “Los ERP no se ajustan a mis necesidades”

Los sistemas ERP son vistos como sistemas “enlatados” que no se ajustan a las necesidades de la empresa sino que por el contrario fuerzan a que la empresa se ajuste a ellos.

Estos sistemas enlatados no son una buena opción.

La opción más saludable es optar por sistemas de gestión ERP que sean flexibles, es decir, que puedan ajustarse a las necesidades de la empresa. Esto incluye:

  • Habilitar o deshabilitar funciones específicas
  • Desarrollar nuevas funciones
  • Modificar los formularios para solicitar los datos específicos que sean necesarios
  • Crear reportes personalizados
  • Diseñar formatos de impresión personalizados (para facturas, presupuestos, etc)

Si un sistema no permite realizar estas operaciones, entonces no es flexible y por lo tanto no se ajusta a lo que necesitas. La flexibilidad es la clave.

Más allá de los sistemas de facturación y contabilidad

Muchas PYMES, especialmente del rubro comercial, utilizan sistemas de facturación para registrar sus ventas, gestionar productos e imprimir facturas.

Algunos sistemas de facturación incluso tienen la opción para gestionar inventario, compras de proveedores y mostrar algunos informes.

Sin embargo, muchos de estos sistemas, por más avanzados que sean, son sistemas especializados y por lo general limitados. Por ejemplo, a la hora de manejar inventario no tienen en cuenta varios almacenes o sistemas de lotes o número de serie.

Estos sistemas pueden ser útiles para empresas pequeñas con necesidades limitadas, pero dejan de serlo a mediano plazo cuando los requerimientos van aumentando y se necesitan incluir módulos para manejar la contabilidad, recursos humanos, proyectos, manufactura, funciones avanzadas de compra y venta y más.

También es común que las pequeñas y medianas empresas utilicen sistemas de contabilidad pero, como ya hemos visto, estos sistemas no son buenas opciones.

En estos casos, un error común es utilizar otros sistemas especializados para gestionar esas áreas, lo cual hace que la integración sea cada vez más difícil y las inconsistencias empiezan a ser frecuentes.

A mediano y largo plazo podrás darte cuenta que necesitas ir más allá de un sistema de facturación, ir hacia una solución más integral, hacia una solución ERP.

Razones por las que las PYMES necesitan ERP

Todas las empresas, ya sean pequeñas, medianas o grandes tienen varios procesos. Estos procesos conforman un todo orgánico que constituyen la empresa de por sí.

La gestión eficiente de una empresa depende de la integración de sus procesos. Es por ello que es necesario un sistema que asista a esta gestión integral.

Entonces, una PYME necesita un ERP de la misma manera que necesita una buena administración.

Un buen software debe ser fácil de usar, flexible para ajustarse a sus necesidades y debe seguir un esquema que no implique sobrecostos.

Conclusión

Hemos visto los principales aspectos relacionados a los sistemas ERP.

Como conclusión podemos decir que implementar un sistema ERP en su empresa en un salto gigantezco en la evolución de su empresa. Definitivamente hay un antes y un después.

Sin embargo, es necesario tener en cuenta varios factores antes de elegir un sistema ERP. Debe saber qué tipo de sistema es más apropiado para su empresa y qué necesidades específicas quiere resolver.

Existen muchos tipos de sistemas de gestión, pero los sistemas ERP son generales y cubren todas las áreas de su empresa. Es decir, un ERP puede ayudar a gestionarlo todo.

Nosotros podemos ayuderle a aclarar todas sus dudas respecto al ERP, solo tiene que contactarnos y le respondemos con gusto.

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