Qué es un Sistema de Gestión Hospitalaria

05/09/2020
La mayoría de las instituciones de salud como hospitales, sanatorios y clínicas necesitan una herramienta informática para gestionar sus procesos. Desafortunadamente, pocas personas saben que existen sistemas especializados en Paraguay para la gestión integral de salud.

Definición

Un Sistema de Gestión Hospitalaria (SGH) es un sistema informático (software) integral diseñado para administrar todos los aspectos de la operación de un hospital/sanatorio/clínica, tales como la parte médica, administrativa y financiera de la institución.

También es conocido como Sistema de Información Hospitalaria (HIS), Sistema Integral Hospitalario, Sistema Administrativo Hospitalario, Sistema de Información de Salud o Software de Gestión Hospitalaria.

Componentes de un SGH

Un Sistema de Gestión Hospitalaria se constituye de varias partes que analizamos a continuación.

Historia Clínica Electrónica (HCE)

La Historia Clínica Electrónica (Electronic Health Record, EHR), también conocido como Registro de Salud Electrónico, es la parte que más comúnmente se asocia con un SGH. Es la recopilación sistematizada de información de salud de pacientes, almacenada electrónicamente en formato digital. También es conocido como Expediente Clínico o Registro Médico Electrónico.

La HCE ayuda a disminuir errores humanos y la duplicación de datos para lograr una mejor asistencia médica general. Muestra la información actualizada de los pacientes en todo lo relacionado a la parte médica, de tal modo que toda la información que necesita el profesional de salud está disponible en un solo lugar.

Estos registros se pueden compartir en diferentes departamentos de la institución de salud, a través de sistemas de información de toda la empresa conectados a la red u otras redes.

Los HCE pueden incluir una variedad de datos, incluidos datos demográficos, historial médico, medicamentos y alergias, estado de inmunización, resultados de pruebas de laboratorio, imágenes de radiología, signos vitales, estadísticas personales como edad y peso.

Gestión médica

Esta parte se centra en las funciones administrativas que guardan relación con las operaciones médicas. Entre las funciones se pueden citar:

  • Agendamiento de citas de pacientes
  • Gestión de doctores/as con sus respectivos horarios de atención y departamentos
  • Gestión de urgencia e internaciones de pacientes (admisiones, altas y transferencias)
  • Gestión de seguros
  • Llevar un registro de todas las consultas, tratamientos e intervenciones realizadas a cada paciente.
  • Gestión de pruebas y resultados de laboratorio
  • Gestionar farmacia interna

Gestión administrativa

Por último pero no menos importante se encuentran las funciones administrativas de la empresa, como son:

  • Gestión de recursos humanos: nómina salarial, ausencias, permisos, vacaciones, etc
  • Gestión de activos fijos: mantenimiento de equipos, ubicación de bienes, depreciaciones, bajas, compras, ventas, responsables.
  • Facturación: Llevar un registro de todas las ventas por prestación de servicios a cada cliente, con posibilidad de imprimir facturas y comprobantes.
  • Contabilidad: Llevar un registro contable de todas las operaciones y tener reportes financieros que indiquen la situación real de la empresa.
  • Compras y proveedores: Dar un seguimiento a las compras de insumos y materiales; con funciones para crear presupuestos, órdenes de compra y registrar la recepción de productos.
  • Gestión de inventario: Gestión de insumos, materiales y equipamientos para tener siempre niveles adecuados de stock y tener un control a tiempo.

Beneficios de los SGHs

¿Por qué un hospital o sanatorio necesitaría un Sistema Integral de Salud? Un SGH puede ayudar a organizaciones de atención médica coordinar todas sus actividades, ofreciendo los siguientes beneficios:

  • La información del paciente está siempre presente y actualizada en todos los departamentos de la institución: Gracias a que la información está digitalizada y se reduce la dependencia a registros manuales, se ahorra mucho tiempo ya que la información está más organizada y accesible. Por ejemplo, no se necesita buscar la ficha clínica del paciente en estantes con decenas o cientos de biblioratos, si no que con solo escribir el nombre en el sistema informático automáticamente se trae toda la información relacionada al paciente.
  • Eficiencia en todos los procesos de la atención médica, desde el registro del paciente hasta la facturación: Esto no solo brinda satisfacción al cliente en la atención si no que permite a los empleados tener un mayor control y organización en su día a día.
  • Un sistema para todo: Al tener un sistema integrado que incluya todas las áreas y departamentos de la institución, la información se unifica y es más fácil operar en armonía y consistencia en toda la organización. La gestión de todas estas operaciones en una plataforma unificada garantiza una única fuente de información para crear una base de datos detallada.
  • Mejores datos para mejores decisiones: Con los datos más estructurados y organizados gracias a las facilidades de registro y actualización de datos por parte de diferentes actores, es mucho más fácil desarrollar informes analíticos para observar a simple vista (con gráficos, reportes y tableros de control) los principales indicadores de rendimiento (KPI). Con esta forma más intuitiva de ver y analizar los datos, es posible tomar decisiones más informadas y acertadas.

COVID-19 y la importancia de un Sistema de Gestión

La pandemia global del COVID-19 (Coronavirus) supone un desafío enorme para las instituciones de salud que se ven obligadas a optimizar sus procesos para lograr una gestión más eficiente en cuanto a tiempo y recursos. En este sentido, se necesita llevar un control pormenorizado de los datos, tanto de los pacientes como de las pruebas y resultados de laboratorios, el historial médico, las enfermedades de base, etc, no solo para los infectados por el virus del COVID-19 sino también para todas los demás cuadros y condiciones.

Los datos tienen un papel muy importante en la prevención y en la toma de decisiones para tomar acciones informadas, sobretodo teniendo en cuenta la naturaleza dinámica y de mucha incertidumbre de las circunstancias. Para ello se necesita una herramienta informática que organice, procese y muestre la información requerida en tiempo real. La aplicación de Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC), facilitan la identificación, notificación y análisis efectivos de casos y contactos, búsqueda temprana y detección de casos, e identificación y seguimiento de poblaciones de riesgo.

Las plataformas de telemedicina, monitoreo remoto de pacientes y comunicación remota permiten a los trabajadores de la salud en el primer nivel de atención administrar la atención médica y facilitar el monitoreo domiciliario de las personas con COVID-19. Estos mismos mecanismos, junto con las historias clínicas electrónicas y los sistemas de información, facilitan la derivación hospitalaria de pacientes con signos y síntomas graves o factores de riesgo.

Dar seguimiento de los recursos como: insumos, medicamentos, RRHH, camas de terapia intensiva, etc, tiene una importancia que no puede descuidarse. El buen funcionamiento de una institución de salud depende en gran medida en la forma en el que son manejados los recursos. Sin un seguimiento cuidadoso de los mismos, se pone en riesgo el trabajo de los profesionales de salud. Esa es también la función de un Sistema de Información de Salud: ayudar a garantizar el abastecimiento de los insumos y medicamentos, considerando la demanda de los mismos en el tiempo; analizar los datos actuales para anticiparse a las necesidades futuras; y atender la situación contable y finaciera de la organización.

ERPNext: Sistema de Gestión Hospitalaria en Paraguay

ERPNext es un Sistema ERP para Hospitales que integra todas las partes de un Sistema de Gestión Hospitalaria: tanto la Historia Clínica, la Gestión Médica como la Gestión Administrativa.

El módulo de Atención Médica en ERPNext permite a cualquier centro de atención de salud administrar pacientes, citas, consultas, laboratorio, farmacia y mucho más. Además de las funciones para el cuidado de la salud, también puede realizar un seguimiento de sus libros de contabilidad, nóminas de empleados, permisos, organizar su inventario, administrar compras, gastos, etc.

Acontinuación hacemos una muestra de algunas de las funciones de ERPNext que le ayudan a administrar cualquier tipo de institución de salud, ya sea un hospital, sanatorio, seguro médico, clínica médica, centro odontológico, veterinaria u otro.

Atención al Paciente

Cuando la cantidad de pacientes y consultas aumentan, se hace difícil dar una atención de calidad al paciente, en especial en operaciones tan cotidianas como registrar datos de pacientes, agendar citas, verificar disponibilidad de doctores/as y registrar los síntomas y diagnósticos. ERPNext cuenta con todas las herramientas para facilitar el trabajo a las empleados de recepción y atención primaria.

Agendamiento de citas ERPNext Salud

Seguimiento de todas las Unidades de Servicio de Salud

Las Unidades de Terapia Intensiva (UTI), y las unidades de servicio de salud en general, demandan un seguimiento actualizado del estado de dichas unidades, sobre todo cuando la demanda es grande, como es en el caso de la pandemia del COVID-19 en el que las UTIs son utilizadas para atender los casos graves. Las instalaciones sanitarias deben tener una descripción general de todas las unidades de servicios sanitarias, salas de internación, etc, y su disponibilidad en un vistazo. ERPNext tiene funciones para ver el estado de las camas o UTIs (si están ocupadas o disponibles), gestionar la admisión de pacientes, altas y transferencias, todo con una interfaz fácil de usar.

Gestión de Laboratorio

ERPNext le permite administrar todas las pruebas de laboratorio, junto con muestras y resultados. Puede utilizar plantillas de pruebas para poder manejar múltiples análisis en menos tiempo. Los resultados puede imprimirlos o enviarlos por email.

Gestión de Laboratorio ERPNext

Analítica: Información crítica en un vistazo

Para poder tomar decisiones basadas en datos, necesita una herramienta que le permita ver y analizar los datos de manera intuitiva. ERPNext ya viene con múltiples informes útiles como análisis de citas, historial médico del paciente, pruebas de laboratorio y mucho más. Además, puede crear informes personalizados para conocer exactamente lo que necesita. Puede ver los datos en forma de planilla electrónica, agregar gráficos (de barra, de línea, etc) e incluso exportar sus informes en format CSV o Excel con unos pocos clics. También puede crear tableros de control (bashboards), directamente desde la interfaz de usuario para ver toda la información crítica en un pantallazo rápido.

Informes de Salud ERPNext

Farmacia y Control de Stock

Gestionar los depósitos, los almacenes, el inventario, los insumos médicos, los medicamentos, etc, es una tarea compleja que puede facilitarse considerablemente con una herramienta que descuente automáticamente el stock cuando un medicamento o insumo médico es utilizado o vendido, aumente también automáticamente el stock de los productos comprados y permita conocer en cualquier momento la cantidad de productos disponibles en cada depósito. Puede recibir notificaciones cada vez que un producto pasa un stock mínimo para proceder al reabastecimiento y utilizar un lector de códigos de barra para facilitar la carga de productos cuando lo necesite.

Control de Farmacia ERPNext

Facturación y Contabilidad

Además de gestionar todos los procesos relacionados a la atención médica, ERPNext también incluye todas las funciones para realizar las ventas, las compras, la facturación, la contabilidad, la tesorería y todo lo relacionado con parte administrativa. Le permite imprimir facturas en el formato que quiera o enviarlas por email. Puede establecer precios para los diferentes procedimientos y servicios de tal modo que todo sea facturado correctamente al paciente. Lleve un seguimiento de los pagos de los clientes, ya sea en efectivo, tarjeta, tranferencia o cheque (realizando luego una conciliación bancaria).

Facturación ERPNext

Gestión de Activos Fijos

Una institución de salud cuenta con muchos equipamientos, máquinas, instrumentales, vehículos y muchos otros activos que necesitan ser gestionados. El módulo de activos fijos en ERPNext lo ayuda a administrar todo el ciclo de vida de los equipos y máquinas de la atención médica, con funcionaes para gestionar el mantenimiento, movimiento, depreciación, venta, compra y ajuste de valor de los activos.

Gestión de Activos Fijos ERPNext

Gestión de Recursos Humanos (RRHH)

Gestionar todo el personal, con todo el plantel médico de profesionales, enfermeros/as, doctores/as además de auxiliares, personal de limpieza, personal administrativo, etc, es una tarea para nada sencilla. El módulo de gestión de recursos humanos RRHH de ERPNext brinda las facilidades para manejar todos los empleados, registrar sus asistencias o ausencias y generar automáticamente la nómina de sueldos periódicamente.

Gestión de RRHH ERPNext

Codificación Clínica o Clasificación Médica

En algunos casos es necesario utilizar codificaciones estándares para facilitar la correcta identificación de datos médicos, como la Clasificación Internacional de Enfermedades (International Classification of Diseases, ICD) o la Terminología Actualizada de Procedimientos Médicos (Current Procedural Terminology, CPT). Estos códigos médicos pueden utilizarse en diagnósticos, evaluaciones o procedimiento clínicos. Además, las empresas de seguros médicos suelen utilizar estas codificaciones para gestionar la visación y la cobertura.

Encuentro con Pacientes

Puedes registrar todos los encuentros con el paciente, registrando también sus síntomas, diagnósticos, pruebas de laboratorio, terapias, medicaciones y más.

Procedimientos clínicos

ERPNext lo ayuda a registrar los procedimientos clínicos a pacientes como cirugías, anestesia, etc.

Puede indicar los consumibles (productos, cantidades) y llevar un seguimiento de la facturación y control de stock de forma automática.

Si el procedimiento tienen consumibles y se controla el stock, al “Iniciar” un Procedimiento debe haber stock suficiente en el almacén indicado, de lo contrario se crea una “Entrada de Inventario” que debe ser validado. Al darle “Completar” al procedimiento, el stock de todos los consumibles disminuyen correspondientemente.

También puede configurar Plantillas de Procedimientos Clínicos para ayudarlo a crear los procedimientos más rápidante y evitar trabajo redundante.

Signos Vitales

ERPNext le ayuda a registrar los signos vitales de los pacientes en cualquier punto del tratamiento. Toda la información queda registrada en la Historia Clínica del Paciente para futuros análisis.

Historia Clínica del Paciente

Puede buscar y seleccionar fácil y rápidamente el paciente que quiera para ver su historial médico en cualquier momento. Se muestra toda la información relacionada al paciente, como datos personales y demográficos, alergias, grupo sanguíneo, historia quirúrgica, medicación, signos vitales, gráficos de presión sanguínea, temperatura y frecuencia respiratoria. También se muestra todos los registros de los doctores/as ya sea en forma de encuentros o procedimientos.

Toda esta información es registrada de forma automática. También puede registrarse cualquier información que se crea relevante de forma manual.

Conclusión

La gestión hospitalaria es una tarea compleja que no puede manejarse a través de papeles o planillas excel. Para realizar una buena gestión, es necesario contar con las herramientas especializadas en ello.

En UniTI podemos asesorarte en cómo implementar un Sistema de Gestión Hospitalaria (SGH) en su institución.

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