Sistema de gestión en Excel: Problemas y Alternativas

26/09/2019
Resulta hasta increíble cuántas empresas utilizan las planillas Excel como un sistema de gestión. Seamos claros: Excel no está diseñado para eso. En este artículo analizaremos cómo puede afectar depender de Excel para administrar una empresa y cuáles son las alternativas.

Uso y Abuso del Excel

La mayoría de las empresas no solo utilizan Excel, sino que lo abusan. Es muy tentador pensar que se pueden utilizar las planillas Excel para gestionar toda la empresa. Es por eso que se comete el error de ver a Excel como una herramienta para la administración de empresas.

Algunos se preguntan “¿cómo hacer un sistema contable en excel?”. En la mente de muchas personas resulta obvio pensar que se puede empezar a gestionar la parte financiera y contable con planillas de cálculo.

Eso es comprensible debido a que una hoja de cálculo asemeja mucho a un libro contable, donde se tienen filas, columnas y celdas para indicar montos que ahora pueden ser computados con las maravillosas fórmulas de Excel.

Es un hecho que esto supone una gran ventaja en comparación con llevar los registros de forma manual en libros de contabilidad o cuadernos físicos.

Sin embargo, esto no acaba allí pues la gran mayoría cae en la tentación de incluir otros procesos en sus planillas: empiezan con la parte contable, luego incluyen también clientes, luego ventas, luego compras y así sucesivamente hasta que se termina con una especie de “sistema de gestión en Excel” o un “Sistema ERP en Excel”. Lo que en verdad termina siendo una máquina de múltiples partes desintegradas que se intentan conectar con alambres pero que se sabe bien que en su conjunto hace más humo y ruido que producir resultados.

Bondades y “no tan bondades” del Excel

Ciertamente Excel es una herramienta muy poderosa y está al alcance de todos y todas.

Hoy en día muchas personas saben cómo usar Excel, al menos las funciones básicas. Su costo es practicamente ínfimo ya que está instalado en cualquier computadora.

Sin embargo, a la hora de realizar operaciones de gestión de la empresa se presentan varios problemas:

Limitada colaboración

Hacer que varias personas utilicen las mismas planillas es una tarea sumamente complicada y arriesgada. Problemas de compatibilidad entre versiones son frecuentes.

Hacer un seguimiento de los cambios realizados es casi imposible.

Una manera de mejorar esta situación es utilizar las hojas de cálculo en la nube como la hoja de cálculo Google que sí brindan capacidades de colaboración y seguimiento de cambios.

Escasas funciones de seguridad

Excel tiene puertas abiertas por todos lados. Cualquiera puede ver, modificar, añadir y eliminar registros sin ningún control.

Saber quién realizó un cambio, qué modificó y cuánto son preguntas que no tienen respuesta. Cualquiera que tenga acceso a las planillas tendrá todos los privilegios, no importa si es el administrador/a, gerente/a, o empleado/a.

Limitado manejo de volumen grande de datos

A medida que se van cargando registros en las hojas de cálculo, el programa se hace cada vez más lento. Excel no está preparado para manejar un volumen grande de datos.

De hecho, tiene un límite de 1.048.576 filas por 16.384 columnas. Uno puede pensar que estos límites no se superan pero basta pensar en algunos años de uso y registros duplicados para empezar a pensar de otra forma.

Además, no es necesario que estos límites se superen ya que cuando se manejan unos cientos de miles de registros (en algunas computadoras basta con algunos miles) para que el Excel sea tan lento que resulta virtualmente imposible de usar.

Falta de consistencia de datos

Cuando ya se manejan varios procesos con las hojas de cálculo (compras, ventas, pagos, contabilidad, etc), por lo general se tienen varias planillas aisladas que resultan muy difíciles de integrar y tener una visión consistente de los datos.

Por ejemplo, si manejas Excel de esta manera seguramente te habrás dado cuenta que realizar un informe consolidado del estado de la empresa puede ser una tarea que lleve horas e incluso días completar.

Los registros duplicados son muy frecuentes y los datos incongruentes son la norma.

Alternativa a Excel

Vimos que utilizar hojas de cálculo para gestionar una empresa presenta muchos problemas. Puede funcionar bien al principio pero a la larga es insostenible. La pregunta es, ¿cuáles son las alternativas?

Lo primero que muchos piensan es un sistema informático a medida. Esto es un avance tremendo partiendo desde planillas Excel. Sin embargo, hay que tener bien presente que los sistemas a medida por lo general llevan tiempo considerable de desarrollo y tiene un costo bastante alto.

Además, los sistemas hechos a medida necesitan años de uso y ajustes para considerarse “maduros” y estables. A esto hay que sumar que son sistemas más bien rígidos que tienen pocas capacidades de ser flexible y ajustarse a los cambios frecuentes de la empresa.

También es tentador pensar que un software contable especializado es una buena alternativa, pero esto también presenta varias limitaciones

Otra opción más amable es un sistema integrado de gestión ERP que brinde todas las ventajas de un sistema hecho a medida y que sume la capacidad de ser flexible y maduro. Un sistema integral de gestión ERP brinda consistencia y seguridad, incluso cuando se manejan varios usuarios y volúmenes grandes de datos.

Puede parecer que un Sistema ERP es muy costoso, pero hoy día existen alternativas en la nube que resultan bastantes económicas. Así que no hay excusas para aferrarse a las hojas en excel para contabilidad o gestión.

La solución para sus enredos con Excel es un sistema ERP, de eso no hay duda. Aquí en UniTI podemos ayudarle a aclarar sus dudas.

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